Theo dự thảo, kho tiền phải được xây dựng trong trụ sở Kho bạc Nhà nước, đảm bảo kín đáo, an toàn, thuận tiện cho việc xuất, nhập tiền, tài sản. Cấu trúc kho tiền phải đảm bảo an toàn, bền chắc, thông thoáng.

Kho tiền có một cửa ra vào; cửa kho phải có 2 lớp cánh bằng sắt lắp ổ khoá chất lượng cao; lớp cánh cửa ngoài có tối thiểu 2 ổ khoá số, lớp cánh cửa trong có tối thiểu 1 ổ khoá.

Dự thảo quy định, mỗi lần vào, ra kho tiền, từng người phải ký xác nhận vào “Sổ theo dõi vào - ra kho tiền". Trước khi vào và sau khi ra khỏi kho tiền, các thành viên giữ chìa khóa phải có mặt đầy đủ để chứng kiến việc mở, đóng cửa kho tiền. Các thành viên giữ chìa khóa phải tự bảo vệ bí mật mã số, chìa khóa cửa kho tiền khi mở, đóng cửa kho tiền.

Kho tiền phải được bảo vệ nghiêm ngặt.

“Khi vào, thủ kho vào đầu tiên, khi ra thủ kho ra sau cùng. Trường hợp đã vào kho nếu một người giữ chìa khoá cửa kho ra ngoài thì tất cả mọi người đều phải ra khỏi kho”, dự thảo nêu rõ.

Trước khi mở khoá kho, các thành viên giữ chìa khoá kho phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài của các ổ khoá. Nếu có dấu hiệu nghi vấn thì không được mở khoá và phải lập biên bản, ghi nhận đầy đủ các dấu hiệu đó.

“Nếu có dấu hiệu kho bị xâm phạm phải giữ nguyên hiện trường và mời công an trên địa bàn đến xem xét, lập biên bản, sau đó tuỳ tình hình cụ thể để xử lý nhưng phải đảm bảo nguyên tắc an toàn kho và yêu cầu của cơ quan chức năng”, dự thảo của Bộ Tài chính lưu ý thêm “Không được mang bao, túi, cặp, ví tiền của cá nhân vào trong kho”.

Trách nhiệm của Trưởng ban Quản lý kho tiền là tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật tiền mặt, giấy tờ có giá và các loại tài sản khác bảo quản trong kho tiền; Trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn kho quỹ theo quy định; Quản lý và sử dụng chìa khoá một ổ khoá thuộc lớp ngoài cánh cửa kho tiền.

Ngoài ra, Trưởng ban Quản lý kho tiền phải chỉ đạo áp dụng các biện pháp cần thiết chống mất mát, nhầm lẫn, đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt, chuột, gián và nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho.

Kho tiền của Kho bạc Nhà nước các cấp là mục tiêu bảo vệ trọng điểm của Nhà nước. Việc bảo vệ kho tiền kết hợp chặt chẽ với bảo vệ trụ sở cơ quan và được thực hiện 24 giờ/ngày. Từng đơn vị Kho bạc Nhà nước phối hợp chặt chẽ với công an địa phương có phương án bảo vệ kho tiền tại đơn vị mình. Những người được giao nhiệm vụ bảo vệ cơ quan phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền trong phạm vi được phân công.

Dự thảo cũng hướng dẫn xử lý khi xảy ra việc thừa, thiếu tiền mặt trong quá trình giao dịch tại kho bạc.

Cụ thể, nếu thừa tiền mặt do tiền lẻ phát sinh trong giao dịch, cuối tháng kế toán lập phiếu thu, hạch toán số tiền này vào tài khoản tiền gửi của Kho bạc.

Trường hợp thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong bó, túi nguyên niêm phong của Kho bạc thì công chức có tên ký trên niêm phong chịu trách nhiệm bồi hoàn. Thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý do công chức nào quản lý thì công chức đó chịu trách nhiệm bồi hoàn.

Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tiền mặt (trừ trường hợp tiền lẻ phát sinh trong giao dịch), giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho tiền, ở quầy giao dịch và trên đường vận chuyển phải báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị có kho tiền.

Đối với các vụ việc thừa, thiếu, mất tiền có giá trị từ 50 triệu đồng trở lên, Kho bạc Nhà nước tỉnh ngoài việc điều tra, xác minh, xử lý còn phải lập hồ sơ, báo cáo kịp thời, đầy đủ với Kho bạc Nhà nước